Pohjantähden asiakirjajulkisuuskuvaus
Pohjantähti ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten tiedonhallintalain mukaista kuvausta tietovarannoistaan ja asiarekisteristä. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Asiakirjajulkisuuskuvaus koskee vain niitä lakisääteisiä vakuutuksia, jotka Pohjantähden tarjoamista vakuutuksista ovat tiedonhallintalain vaatimusten piirissä, ja joita Pohjantähti käsittelee julkisen hallintotehtävän hoitajan roolissa.
Kuvauksen tarkoituksena on toteuttaa osaltaan hallinnon avoimuuden periaatetta ja esimerkiksi siten auttaa Pohjantähden asiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.
(Laki julkisen hallinnon tiedon hallinnasta (906/2019) 28 §)
Kuvaus kattaa seuraavat vakuutuksia ja korvauksia koskevat rekisterit:
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus
- Työtapaturma- ja ammattitautikorvaukset
- Liikennevakuutus
- Liikennevakuutuskorvaukset
Pohjantähdellä olevat lakisääteisten vakuutuslajien vakuutus- ja korvausasioihin liittyvät tiedot eivät ole lain mukaan julkisia. Tästä syystä ainoastaan asianosaisella on oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Tietopyynnön tekeminen julkisuuslain mukaisesta asiasta
- Yksilöi tietopyyntö riittävän tarkasti. Kirjaa mukaan esimerkiksi, mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee.
- Pyyntö voi koskea vain niitä asiakirjoja, joihin sinulla on oikeus (omat tiedot, edustamasi yrityksen tiedot, tiedonsaantiin oikeutetun valtakirjan perusteella valtuuttajan tiedot).
- Tee tietopyyntö ensisijaisesti Oma Pohjantähti -verkkopalvelun kautta vahvasti tunnistautumalla tai vaihtoehtoisesti osoitteeseen tietosuoja@pohjantahti.fi.
- Korvausasioissa voit osoittaa tietopyynnön myös suoraan korvausasiaasi hoitaneeseen yksikköön.
- Voit myös lähettää pyynnön maksutta osoitteeseen:
Pohjantähti Keskinäinen Vakuutusyhtiö
Pääkonttori / tietopyynnöt
Info:000
Tunnus: 5001665
00003 VASTAUSLÄHETYS
Jos haluat apua pyynnön rajaamisessa tai lisätietoa vahinkoasiaasi liittyen, pyydämme ottamaan yhteyttä suoraan vahinkoasiasi käsitelleeseen yksikköömme 020 763 4010. Löydät korvauspalvelun yhteystiedot saamastasi korvauspäätöksestä. Asiakaspalvelun yhteystiedot löydät kootusti kotisivuiltamme.
Asiakas-, vakuutus- ja korvausjärjestelmä sekä tietoaineistot
Tässä on kuvattu esimerkkejä hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea:
- henkilön nimi
- yrittäjän tai yrityksen nimi
- henkilötunnus
- y-tunnus
- rekisteritunnus
- asiakasnumero
- vakuutusnumero
- vahinkonumero
- laskunumero
- määritellyillä hakusanoilla
Pohjantähti käsittelee henkilötietoja tietosuojasäännösten ja muun lainsäädännön mukaan huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen. Pohjantähden henkilötietojen käsittelystä on erikseen tarkemmat kuvaukset Henkilötietojen käsittely -sivuilla. Mikäli haluat tehdä tietosuoja-asetuksen mukaisen tarkastuspyynnön, löydät lisätietoa siitä Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen? -sivulta.
Median edustajien tiedustelut voi lähettää osoitteeseen: tietosuoja@pohjantahti.fi.
Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin
Tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja käsitellään Pohjantähden työtapaturma- ja ammattitautilain mukaiseen vakuutuskäsittelyyn.
Tietoaineistot sisältävät muun muassa alla kuvattuja tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja edustajan yhteys- ja perustiedot sekä valtuutetun
- tiedot
- yrityksen tosiasialliset edunsaajat, omistussuhteet
- tilinumero
- ammattiluokat
- työturvallisuustoimet
- palkkatiedot
- vakuutuksen voimassaoloaika
- vakuutushakemukset
- vakuutuksenottajan toimiala
- luottoluokitus
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- laskutustiedot, muun muassa summa, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero,
- verkkolaskutiedot
- konkurssi- ja saneeraustiedot
- asiakaspalautteet
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
- perinnän tila
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- maksun määräämisen tiedot
Tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja käsitellään Pohjantähden työtapaturma- ja ammattitautilain mukaiseen korvauskäsittelyyn.
Tietoaineistot sisältävät muun muassa alla kuvattuja tietoryhmiä:
- vahingon- ja vahinkotapahtuman tiedot
- kieli ja kansalaisuus
- asiakkaan vahingosta- ja vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot
- kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn
- tarvittavat tiedot
- vakuutustapahtumanumero ja vireilletulopäivä
- työkyvyttömyysaika ja haittaluokitus
- korvauspäätös ja sen sisältö (mm. korvattavuus, korvauksen aikamääre,
- ennakkoratkaisu sekä hylkäyspäätöksen perustelut)
- vakuutustodistus
- tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitus
- korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
- terveydentilaan liittyvät lääkärinlausunnot
- sairaanhoitolaskut
- tutkimus- ja hoitomääräykset
- kulutositteet
- lääketieteen asiantuntijoiden kannanotot
- muut käsittelymerkinnät
- muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat
- poliisitutkintapöytäkirjat
- verotus- ja palkkalaskelmat
- ennakonpidätyksen määrät
- korvaussuorituksen määrät
- eläkkeiden määrät ja tiedot
- maksupäivämäärät
- maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
- takaisinmaksajan tiedot
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
- valituksen yksilöintitiedot ja muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot
Tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja käsitellään Pohjantähden liikennevakuutuslain mukaiseen vakuutuskäsittelyyn.
Tietoaineistot sisältävät muun muassa alla kuvattuja tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja edustajan perustiedot sekä valtuutetun tiedot
- tilinumero
- ajoneuvon tiedot, ajoneuvon rekisterinumero, omistajan ja haltijan tiedot
- vakuutuksen voimassaoloaika
- vakuutus- ja vahinkohistoria
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, muun muassa sähköiset viestit
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- laskutustiedot, muun muassa summa, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero,
- verkkolaskutiedot
- konkurssi- ja saneeraustiedot
- asiakaspalautteet
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
- perinnän tila
- tilitystapa
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- maksun määräämisen tiedot
Tietojärjestelmiin tallennettuja tietoja käsitellään Pohjantähden liikennevakuutuksen mukaiseen korvauskäsittelyyn.
Tietoaineistot sisältävät muun muassa alla kuvattuja tietoryhmiä:
- asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
- henkilön edunvalvontaa koskeva tieto
- kieli ja kansalaisuus
- ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot
- vireilletulopäivä
- vahinkonumero
- vakuutusnumero
- vahinkotapahtumaan liittyvä roolitus: vakuutuksenottajan/ajoneuvon
- kuljettajan/vahinkoa kärsineen/todistajan vahinkotapahtumasta ilmoittamat
- tiedot
- viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman
- käsittelyyn tarvittavat tiedot
- korvattavuuden tiedot
- korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
- vahinkoilmoitus ja liiteasiakirjat
- korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
- lääketieteelliset asiakirjat
- viranomaisasiakirjat
- muiden vakuutusyhtiöiden päätökset
- tulotiedot kuten esim. verotus- ja palkkalaskelmat
- vahinkotarkastustiedot
- vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
- asiantuntijalausunnot
- laskut
- kulutositteet
- muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.
- korvauslaji
- korvauksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
- ennakonpidätyksen määrä
- maksupäivämäärä
- korvaukseen oikeutettu
- maksun saaja ja tilitieto
- työkyvyttömyysaika
- maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
- valituksen yksilöintitiedot ja muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot
- lausuntopyynnöt ja ratkaisusuosituksia antavan lautakunnan lausunto
- tuomioistuimen tuomio
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
- vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
- laskutustiedot, muun muassa summa, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero,
- verkkolaskutiedot
- konkurssi- ja saneeraustiedot
- asiakaspalautteet
- viestinnän tiedot (kuten sähköpostit, puhelutallenteet ja viestit)
- perinnän tila
- tilitystapa
- ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
- asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
- maksun määräämisen tiedot
Oma Pohjantähti sisältää muun muassa seuraavia tietoja:
- mielipidetutkimusten kielto
- sähköinen suoramarkkinointilupa
- viestikeskuskeskustelut liitteineen
- laskutustiedot, muun muassa summa, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero
- vakuutuskirjat
- vakuutustodistukset
- korvauspäätökset
- asiakkaan nimi, samassa taloudessa asuvien perheenjäsenten nimet
- yhteystiedot; sähköposti, puhelinnumero, tilinumero
- valtuutukset ja valtuutetut
- vakuutettujen tiedot
- vahinkonumerot
- vakuutusnumerot